顧客とシステム開発の打合せを行うときに
「話が全然進まない」
「無理難題を押し付けられる」
「話を理解してもらえない」
そんな経験はありませんか？
私は実際にその様な経験をしました。
多くの打合せを行う中で、
円滑に進める為に３つの事に気を付けて行っていました。
この記事では円滑に進める為に実施した３つの事をご紹介したいと思います！
本題から話さない
まず1つ目に重要なことは『本題から話さない』ということです！
打合せを始める時に、
「今日の打合せですが…」と始めてませんか？
経験上、いきなり本題から入ると、打合せ相手は構えてしまう気がします。
システムエンジニアは技術者でありながら営業職でもあります。
顧客との打ち合わせでは、まずはお互いを距離を縮める必要があります。
距離が遠いと、どんなに良いことを言っても聞いてもらえなければ意味がありません。
これはどんなに相手を知っていたとしても変わらないと思います。
なのですることは１つ！
それは『世間話』をすることです！
なんでもいいのです。
「最近暑いですね」
「昨日ワールドカップ見ましたか？」
とか、どうでもいい会話や、多くの人が見てるであろうタイムリーな話題。
なんでもいいのですが話すことが大事です。
そして、その流れの中で、本題へと入っていくのです。
そうすることで、本題から入るよりも少し話しやすい雰囲気で話を進めることが出来るのです。
大事なのは会議の参加者が喋りやすい環境にすることです。
顧客を喋りやすい環境にしなければ、会議は進みません。
そして会議内で発言をせず、後から「やっぱりこっちの方が…」みたいになり、
結局、手戻りが発生してしまうのです。
話しやすい環境を作る為に世間話など「本題から話さない」様にする。
これが思っていたよりも大事です。
提案は”松竹梅”の案を用意する
2つ目に重要なことは『提案する場合は”松竹梅”の案を提示する』ことです！
提案をする時に、どのように持って行っていますか？
「いい案が出来たぞ！」
「早速提案しよう！」
と、提案していませんか？
それだと、その案を「採用するか」「採用しないか」の2択になってしまします。
もしくは「採用はするけど、もっといい案はないのか」の議論になってしまいます。
そうすると、もう既に完成された案であっても、なかなか了承してくれません。
これは案が1つしかないので、「他に案は無いのか！」という思考になってしまいます。
なので、提案には「松竹梅」の３つを用意する事をおすすめします！
松竹梅の案とは、
松：「顧客が完全に満足できるが、実現が難しい、現実的ではない案」
竹：「実現が可能な範囲で、顧客が満足できそうな案」
梅：「顧客が満足できない案」
の３つです。
ここで重要なことは、本命の案は『竹』の案だということです。
松竹梅の案を提案することで、
「『松』は良いんだけど、現実的には厳しいのか。。。」
「『梅』は、ちょっと満足できないなー」
「だったら『竹』案しかないかー」
という思考になりやすくなります。
こうすることで、
提案側は提案したい案を了承して頂け、
顧客は満足いく案を採用できます。
Win-Winです。
確認する問題と言い切る問題を使い分ける
打ち合わせをしているとよくこのような言葉を言われるのではないでしょうか。
「これってできるの？」
「現状どうなっているの？」
「この機能も付けてほしいんだけど」
正直答えることのできない問題もあると思います。
なぜなら、打合せをしている人は基本的には、管理者であり、
管理者の場合、詳細な事まで把握しているとは限りません。
そこで、答えることのできない問題を問われた場合、
プロジェクトメンバーに確認して回答する問題と、
重要なこと、言い切る必要がある問題を切り分けて回答する必要があります。
もちろん全て知っていればいいですが、そんなことできる人はおそらくこの世にはいません。
安に答えてしまうと、実現不可であることもあるかもしれません。
もし答えてしまいそれが間違いであった場合、プロジェクトを破滅の道へ進めることになります。
ただ、全て「確認します。」だと、何のための打合せかわかりません。
そこで言い切ることも大事になります。
これは、打合せ前に用意しておくことをお勧めします。
「ここだけは譲れない場所」は徹底して拒否し、言い切るようにした方がいいです。
まとめ
システムエンジニアの行う打ち合わせでは、顧客は結構な確率で無理難題を言ってきます。
それを誘導し、落しどころを決めるのは、システムエンジニアの大事な仕事です。
顧客が無理難題を言ってきて困っている！という方は、
「本題から話さない」
「提案は”松竹梅”の案を用意する」
「確認する問題と言い切る問題を使い分ける」
この３つを試してみてはいかがでしょうか？
